Landskassens regnskaber 2001 V - Revisionsudvalgets betænkning Revisionsprotokollatet af 22. januar 2002

Revisionsudvalget kritiserer, at Landsstyrets debitoropfølgning ikke fungerer tilfredsstillende, og skal anmode om, at der tages vare om debitoropfølgningen. Revisionsudvalget skal påpege, at problemstillingen omkring debitoropfølgning har eksisteret i flere år, og det er nu påkrævet, at der findes en effektiv løsning på problemet.

Tirsdag d. 15. oktober 2002
Landstingets Revisionsudvalg
Emnekreds: Love og konventioner, Politik.

Indholdsfortegnelse:
Revisionsudvalgets bemærkninger til revisionsprotokollatet af 22. januar 2002
Generelle bemærkninger, side 554.
Regnskabshåndbog, side 554.
Debitorer, side 555.
Bruttolønlister, side 555
Inventarlister, side 555
Landsstyrets Sekretariat, Fonde og legater, side 555.
Politisk støtte, side 556.
Ministerråd, side 556.
Råstofdirektoratet, side 556.
Grønlands Statistik, side 557.
Direktoratet for Sociale Anliggender og Arbejdsmarked.
Direktoratet for Kultur og Uddannelse, Forskning og Kirke.
Erhvervsstøtteudvalget (ESU)
Direktoratet for Sundhed.
Direktoratet for Miljø, side 562.
Direktoratet for Boliger og Infrastruktur.
Konkrete og gennemgående problemstillinger:


Revisionsudvalgets bemærkninger til revisionsprotokollatet af 22. januar 2002
Revisionsudvalget anmodende den 13. februar 2002 Landsstyret om bemærkninger til revisionsprotokollatet af 22. januar 2002 fra ekstern revision.

Dette afsnit følger revisionsprotokollatets disposition. I de følgende afsnit er kort skitseret ekstern revisions synspunkt og i umiddelbar forlængelse heraf, er Landsstyrets bemærkninger anført. Herefter følger Revisionsudvalgets kommentarer til Landsstyrets bemærkninger og synspunkterne fra ekstern revision. Revisionsprotokollatet af 22. januar 2002 er i sin helhed vedlagt som bilag 12.

Sideangivelserne ud for de enkelte punkter refererer til revisionsprotokollatet.

Generelle bemærkninger, side 554.
Ekstern revision:

Ekstern revision har udarbejdet et bilag til revisionsprotokollen af 22. januar 2002, hvor der skematisk er anført, hvilke bemærkninger, der i tidligere år har været fremført i revisionsprotokollen, hvilken anbefaling revisionen dengang har givet, Landsstyrets kommentarer til de oprindelige anbefalinger, revisionens eventuelle nye observationer i 2001, samt om bemærkningen stadig er aktuel.

Landsstyret:

Landsstyrets kommentarer til de aktuelle / åbne punkter i bilaget er indført på vedlagte kopi af bilag [bilag 12].

Revisionsudvalget:

Revisionsudvalget finder oversigten fra ekstern revision meget prisværdig, og skal henvise til oversigten, der er vedlagt denne betænkning som bilag 12. Oversigten er i tråd med Revisionsudvalgets tidligere anbefalinger om, at der skal ske opfølgning på konstaterede problemstillinger.

Regnskabshåndbog, side 554.
Ekstern revision:

Ekstern revision gør opmærksom på, at Den centrale Regnskabsafdeling arbejder på en samlet ajourføring af regnskabshåndbogen og anbefaler at arbejdet prioriteres højt.

Landsstyret:

Regnskabshåndbogen er udsendt ultimo januar 2002 til samtlige enheder. Herudover er den tilgængelig på internettet. Regnskabshåndbogen er også sendt til Revisionsudvalget.

Revisionsudvalget:

Revisionsudvalget skal bekræfte, at regnskabshåndbogen er tilsendt Udvalget. Revisionsudvalget skal henstille til, at regnskabshåndbogen oversættes til grønlandsk, således at den er tilgængelig for alle medarbejdere i de regnskabsførende enheder.

Debitorer, side 555.
Ekstern revision:

For debitoropfølgningen sker der ikke den foreskrevne opfølgning. I tilknytning hertil skal bemærkes, at fakturering som hovedregel foretages via skrivemaskine/tekst-behandling, hvorved der er en væsentlig indbygget svaghed omkring registrering af indtægter i bogholderiet. Revisionen anbefaler, at der fortsat er stor fokus fra centralt hold på disse regningstilgodehavender, ligesom det anbefales, at implementering af et integreret debitorbogholderi med mulighed for fakturaudskrivning prioriteres højt.

Landsstyret:

Der er fra Den centrale Regnskabsafdelings side fokus på dette forhold, ligesom den i 2001 indførte regel med maksimal rykning i 6 måneder, før sagen sendes til inkasso, har formindsket antallet af regningstilgodehavender i den enkelte enhed. Desværre er der i Sundhedsvæsenet flere års regninger, der skal ryddes op, før de kan sendes til inkasso. Dette arbejde pågår.

Implementering af et integreret debitorbogholderi med mulighed for fakturaudskrivning har vist sig vanskeligere end først antaget. Dette skyldes, at man ikke som i en normal virksomhed kan sige, at når man modtager en indbetaling, så er det den ældste post, der bliver udlignet først. Hjemmestyret har for eksempel både opkrævning af motorafgift og betaling af videregående tandlægebehandling. Hvis en person skylder for tandbehandling, og personen betaler rettidigt for sin motorafgift, så skal betalingen tilfalde motorafgiften og ikke tandlægeregningen, selv om denne er ældre.

Revisionsudvalget:

Revisionsudvalget kritiserer, at Landsstyrets debitoropfølgning ikke fungerer tilfredsstillende, og skal anmode om, at der tages vare om debitoropfølgningen. Revisionsudvalget skal påpege, at problemstillingen omkring debitoropfølgning har eksisteret i flere år, og det er nu påkrævet, at der findes en effektiv løsning på problemet.

Bruttolønlister, side 555
Ekstern revision:

Kontrol af bruttolønlister blev ikke alle steder foretaget i henhold til den beskrivelse, der gjaldt ved årsskiftet 2001/2002.

Efter drøftelser med Den centrale Regnskabsafdeling og Administrationsdirektoratet omkring den decentrale kontrol af bruttolønlisterne, forventes der udarbejdet en opdateret og mere hensigtsmæssig kontrol af bruttolønlisterne i den kommende udgave af regnskabshåndbogen.

Landsstyret:

Den aftalte nye kontrol er indarbejdet i den nye regnskabshåndbog fra januar 2002.

Revisionsudvalget:

Revisionsudvalget har taget Landsstyrets bemærkning til efterretning.

Inventarlister, side 555
Ekstern revision:

Inventarlisterne er af meget svingende karakter og udformning. Det er et gennemgående træk, at disse ikke er udformet således, at der er mulighed for at skabe sammenhæng til enhedens bogholderi, og derved opnå sikkerhed for, at alt er registreret.

Ekstern revision anbefaler, at der udformes et standardiseret skema. Endvidere bør det præciseres, hvilke aktiver der skal medtages på inventarlisterne, og hvilken sammenhæng der er til konteringen/bogholderiet.

Landsstyret:

I den nye regnskabshåndbog, som blev udsendt januar 2002, er der en entydig sammenhæng mellem inventarlisten og en enkelt kontogruppe i regnskabet.

Da inventarlisten skal passe til mange forskellige fysiske lokaliteter, findes det ikke hensigtsmæssigt at benytte et standardiseret skema. Derimod anbefales det i regnskabshåndbogen, at inventarlisten føres i et regneark og hvilke oplysninger, der mest hensigtsmæssigt bør tages med i regnearket.

Revisionsudvalget:

Revisionsudvalget har noteret sig Landsstyrets løsningsmodel.

Landsstyrets Sekretariat, Fonde og legater, side 555.
Ekstern revision:

Fundatserne for henholdsvis Uummannaq fonden og Thule fonden foreskriver, at der skal udarbejdes et regnskab, der skal revideres af en statsautoriseret revisor. For perioden 1996 til 2000 foreligger der ikke reviderede regnskaber for de to fonde.

Den centrale Regnskabsafdeling varetager administration af langt de fleste fonde og legater under Grønlands Hjemmestyre. Det bør overvejes at flytte administrationen af alle fonde og legater til Den centrale Regnskabsafdeling, således at det fra centralt hold sikres, at der er etableret hensigtsmæssige rutiner til overholdelse af de formelle forhold omkring fonde og legater.

Landsstyret:

Det er aftalt at flytte administrationen af Uummannaq fonden og Thule fonden til Den centrale Regnskabsafdeling. Efter overflytningen vil fondenes regnskaber blive revideret.

Revisionsudvalget:

Revisionsudvalget har noteret sig de faldne bemærkninger, og tager til efterretning, at de formelle rutiner omkring forhold vedrørende fonde og legater bliver varetaget af Den centrale Regnskabsafdeling.

Politisk støtte, side 556.
Ekstern revision:

Landstingslov nr. 9 af 30. oktober 1995 om økonomisk støtte til politisk arbejde indeholder ikke bestemmelser omkring behandlingen af den økonomiske støtte i de tilfælde, hvor enkeltkandidater indtræder i eller udtræder af et parti. Revisionen anbefaler, at den i praksis anvendte fremgangsmåde formaliseres.

Landsstyret:

Fra den 1. januar 2002 varetager Landstingets Formandskab administrationen af støtten til politisk arbejde. Landsstyret vil informere Landstingets Formandskab om revisionens anbefaling.

Revisionsudvalget:

Revisionsudvalget skal henvise til, at reglerne om økonomisk tilskud til politisk arbejde, nu findes i Landstingslov nr. 1 af 31. maj 2001 om økonomisk tilskud til politisk arbejde. Denne tager højde for de problemstillinger, som er rejst af ekstern revision.

Ministerråd, side 556.
Ekstern revision:

Bogholderiet for ministerrådene i henholdsvis Bruxelles og Ottawa varetages af Landsstyrets Sekretariat. Der foretages ikke løbende bogføring og afstemning for disse hovedkonti.

Landsstyret:

Landsstyrets Sekretariat har strammet op omkring procedurerne for bogføring af ministerrådene, idet der nu skal sendes bilag fra ministerrådene hver måned.

Revisionsudvalget:

Revisionsudvalget har tidligere kritiseret den regnskabsmæssige håndtering i ministerrådene. Revisionsudvalget har taget til efterretning, at Landsstyret har iværksat en fast regnskabsprocedure. Revisionsudvalget bemærker, at ministerrådene er underlagt samme regelsæt, som er gældende for Hjemmestyrets øvrige regnskabsførende enheder.

Råstofdirektoratet, side 556.
Ekstern revision:

Råstofdirektoratet har indtægtsdækket virksomhed, hvor bevillingsforudsætningen er, at der skal være balance mellem indtægter og udgifter over en femårig periode. Imidlertid er der ikke helt overensstemmelse mellem bevillingsforudsætningerne og den faktiske bogføring, idet tidligere års nettoindtægter faktisk er indtægtsført i Landskassen i stedet for at optræde som en periodeafgrænsningspost over en femårig periode.

Ekstern revision anbefaler, at Råstofdirektoratet i samarbejde med Den centrale Regnskabs-afdeling får fastlagt en procedure for bogføring af midler vedrørende indtægtsdækket virksomhed med varighed ud over et finansår.

Landsstyret:

Råstofdirektoratet og Den centrale Regnskabsafdeling har aftalt, at der i løbet af foråret 2002 bliver udarbejdet en procedure for denne bogføring.

Revisionsudvalget:

Revisionsudvalget støtter anbefalingerne fra ekstern revision, og tager Landsstyrets kommentar til efterretning.

Grønlands Statistik, side 557.
Ekstern revision:

Grønlands Statistik har et projekt (SLICA), der løber over flere år, og hvor der modtages eksterne midler. Midlerne udbetales årligt, men projektet er et sammenhængende projekt. En årlig opgørelse af nettoresultatet i forbindelse med udarbejdelsen af Landskassens Regnskab er mindre velegnet til måling af projektets økonomi, idet dette bør ses under et over hele projektforløbet.

Ekstern revision anbefaler, at Grønlands Statistik og Den centrale Regnskabsafdeling får fastlagt en procedure for bogføring af projekter med varighed ud over et finansår.

Landsstyret:

Grønlands Statistik og Den centrale Regnskabsafdeling har aftalt, at der inden sommerferien 2002 vil blive udarbejdet en procedure for denne type bogføring.

Revisionsudvalget:

Revisionsudvalget støtter anbefalingerne fra ekstern revision, og tager Landsstyrets kommentar til efterretning.

For så vidt angår Grønlands Statistik, skal Revisionsudvalget henvise til, at der i 2002 er gennemført en forvaltningsundersøgelse af Grønlands Statistik. Der henvises til afsnit 7.3 i denne betænkning.

Direktoratet for Sociale Anliggender og Arbejdsmarked.


Direktoratets egen drift, side 557.
Ekstern revision:

For konto 30.01.01, direktoratets egen drift, var der ved udgangen af september måned et merforbrug på ca. 650 t. kr. i forhold til hele finansårets samlede bevilling til øvrig drift (ekskl. lønninger). Ifølge det oplyste var der ikke på revisionstidspunktet taget skridt til at foretage kompenserende besparelser, således at direktoratets samlede drift holdes inden for hovedkontoens bevilling.

Forbruget af øvrig drift er i øvrigt positivt påvirket af, at der er indtægtsført administrationsbidrag, der modsvarende er udgiftsført på fællesudgifterne for døgninstitutionerne.

Der er reelt tale om en ompostering mellem hovedkontiene, hvilket der efter revisionens opfattelse ikke er hjemmel til. Omposteringen kan for år 2001 estimeres til 870 t. kr.

Landsstyret:

Direktoratet for Sociale anliggender og Arbejdsmarked har oplyst, at rejseaktiviteten har været minimeret i de sidste måneder af året. Ligeledes blev uopsættelige tjenesterejser koordineret med andre rejseaktiviteter. Herudover har direktoratet været tilbageholdende med nyansættelser.

Vedrørende det indtægtsførte administrationsbidrag er der tale om, at Direktoratet for Sociale anliggender og Arbejdsmarked sælger service og tager betaling for det af kommunerne. Direktoratet for Sociale anliggender og Arbejdsmarked mener, at det er at synliggøre, hvor omkostningerne ligger og lade pengene følge ydelserne. Denne praksis har været gældende i mindst de sidste 10 år. I finanslov 2003 vil denne praksis blive synliggjort og aftalt med KANUKOKA.

Revisionsudvalget:

Revisionsudvalget finder det stærkt kritisabelt, at der ved udgangen af september var et merforbrug på ca. 650.000 kr. i forhold til hele finansårets samlede bevilling til øvrig drift (ekskl. lønninger). Efter gennemgang af Landskassens regnskaber 2001 kan Revisionsudvalget konstatere, at der har været et markant merforbrug på Landsstyreområdets egen drift. Der henvises til Revisionsudvalgets kommentarer og bemærkninger i afsnit 2.2.2 i denne betænkning.

Revisionsudvalget kritiserer stærkt, at der i Direktoratet for Sociale Anliggender og Arbejdsmarked er foretaget omposteringer uden hjemmelsret. Dette er uacceptabelt, og Revisionsudvalget skal anmode om, at denne praksis omgående bringes til ophør.

Døgninstitutionsområdet, side 558.
Ekstern revision:

Børne- og ungdomsinstitutioner og handicapinstitutioner har erfaringsmæssigt en række varierende udgifter, der ikke er hensigtsmæssige at medtage på den enkelte institutions individuelle budget. I stedet er der budgetteret på en fælleskonto pr. område.

Til trods for denne budgettering, kan der igen for 2001 forventes et merforbrug på hovedparten af hovedkontiene for institutionerne. Revisionen har endvidere bemærket, at direktoratet forsøger at styre institutionernes forbrug gennem likviditeten. Revisionen finder dette styringsredskab uheldigt, da det kan få den konsekvens, at en institution ikke kan betale sine regninger, hvilket ifølge det oplyste har været tilfældet for en institution.

Ekstern revision anbefaler, at det tilstræbes at tilpasse aktiviteterne til de givne budgetter.

Landsstyret:

Direktoratet for Sociale Anliggender og Arbejdsmarked er enig i, at det ikke er hensigtsmæssigt at styre institutionerne via likviditeten, og arbejder derfor på at finde frem til nye mere hensigtsmæssige styringsinstrumenter.

Revisionsudvalget:

Revisionsudvalget finder det yderst kritisabelt, at der har været et merforbrug på hovedparten af hovedkontiene.

Revisionsudvalget skal på det kraftigste henstille til, at Direktoratet for Sociale Anliggender og Arbejdsmarked iværksætter tiltag til hurtigst muligt at implementere nye og effektive styringsredskaber over for underliggende institutioner. Der henvises i øvrigt til Revisionsudvalgets bemærkninger under afsnit 2.2.2 i denne betænkning.

Direktoratet for Kultur og Uddannelse, Forskning og Kirke.


Direktoratets egen drift, side 558.
Ekstern revision:

For konto 40.01.01, direktoratets egen drift, var der ved udgangen af maj måned et merforbrug på ca. 172 t. kr. i forhold til hele finansårets samlede bevilling til øvrig drift (ekskl. lønninger). Ifølge det oplyste var der ikke på revisionstidspunktet taget skridt til at foretage kompenserende besparelser, således at direktoratets samlede drift holdes inden for hovedkontoens bevilling.

Landsstyret:

Direktoratet for Kultur og Uddannelse oplyser, at det i efteråret 2001 har udarbejdet en række nye procedurer for budgetopfølgning. Der bliver således nu udarbejdet et månedligt notat om udgiftsudviklingen i forhold til finanslovbevillingerne.

Direktoratet for Kultur og Uddannelse igangsatte i efteråret 2001 en række tiltag med henblik på at opnå besparelser på den øvrige drift, blandt andet rejsekonti og konto for anskaffelser. En række stillinger blev i efteråret holdt vakante.

Der bliver i foråret 2002 oprettet en indkøbsfunktion, der i fremtiden skal sikre en effektiv økonomistyring af øvrige driftsbevillinger samt sikre sparsommelighed ved indkøb.

Revisionsudvalget:

Revisionsudvalget finder det yderst kritisabelt, at Landsstyreområdet for Kultur, Uddannelse, Forskning og Kirke havde et merforbrug i forhold til årets samlede bevilling på driften allerede ved udgangen af maj måned 2001.

Revisionsudvalget skal endvidere skarpt påtale, at Landsstyreområdet ikke straks i maj måned 2001, men først fra efteråret 2001 iværksatte tiltag med henblik på, at foretage kompenserende besparelser og tilpasse aktiviteterne til bevillingen.

Revisionsudvalget konstaterer, at Landsstyreområdet har fejlet i deres bestræbelser på, at foretage kompenserende besparelser samt tilpasse aktiviteterne til bevillingen, idet direktoratet i 2001 på egen drift havde et merforbrug på 2,972 mio. kr. svarende til 16% af bevillingen.

Der henvises i øvrigt til Revisionsudvalgets bemærkninger under afsnit 2 og afsnit 3 i denne betænkning.

Revisionsudvalget har taget til efterretning, at Landsstyreområdet har iværksat tiltag, der skal hindre gentagelse af bevillingsoverskridelserne.

Konsulentaftale, side 558.
Ekstern revision:

Direktoratet for Kultur og Uddannelse har indgået en usædvanlig konsulentaftale med den konstituerede rektor på Ilinniarfissuaq på 250 t. kr. Aftalen er ifølge ekstern revisions undersøgelser ikke godkendt af Forhandlingsafdelingen, som efter ekstern revisions opfattelse er ressortansvarlig for indgåelse af sådanne kontrakter.

Et andet aspekt ved konsulentaftalen er, at denne er underskrevet af en fuldmægtig. Selvom fuldmægtigen har disponeringsret til kontoen, bør det overvejes, hvorvidt aftaler og lignende over en vis beløbsstørrelse skal godkendes af en kontorchef eller direktoratets direktør.

Landsstyret:

Efter rektors afgang var der problemer med at få stillingen besat. Derfor vurderede Direktoratet for Kultur og Uddannelse, at det var bedre med en midlertidig leder, da der på grund af mangelfuld styring var opstået et ekstraordinært ledelsesbehov.

Direktoratet for Kultur og Uddannelse foretog derfor en undersøgelse af kvalificerede emner til ovennævnte midlertidige opgave og fandt en person, der kunne løse opgaven.

Direktoratets forhandlinger med personen blev forestået af direktør, administrationschef samt konstitueret kontorchef. Den afsluttende juridiske behandling blev foretaget af en sagsbehandler, der endvidere har underskrevet aftalen.

Direktoratet for Kultur og Uddannelse vil fremover respektere Administrationsdirektoratets opgave og ansvarsområde. Tilsvarende kontrakter vil fremover blive sendt til høring i Administrationsdirektoratet.

Revisionsudvalget:

Revisionsudvalget tager til efterretning, at tilsvarende kontrakter fremover vil blive sendt til høring i Administrationsdirektoratet.

Fonde og legater, side 558.
Ekstern revision:

For Ole M. Windstedts Mindelegat for Grønlands Landsmuseum foreligger der ikke i sagen nogen bestyrelsesreferater eller lignende for de seneste år.

Til trods for, at der ikke foreligger nogen bestyrelsesbeslutninger, har Direktoratet for Kultur og Uddannelse udloddet beløb til Grønlands Landsmuseum. For 2001 er der tale om et beløb på ca. 90 t. kr.

Landsstyret:

Der er for 2001 udloddet kr. 89.700,00 til Grønlands Landsmuseum, hvilket er godkendt af den eksisterende bestyrelse ved skrivelser af 26/1-01 og 29/1-01.

Direktoratet for Kultur og Uddannelse har oplyst, at det har skærpet sin fonds- og legatfunktion med henblik på at undgå tilsvarende problemstillinger i fremtiden.

Revisionsudvalget:

Revisionsudvalget tager til efterretning, at Direktoratet for Kultur og Uddannelse har skærpet sin fonds- og legatfunktion. I øvrigt henviser Revisionsudvalget til ekstern revisions generelle anbefaling om at flytte administrationen af alle fonde og legater til Den centrale Regnskabsafdeling, således at det fra centralt hold sikres, at der er etableret hensigtsmæssige rutiner til overholdelse af de formelle forhold omkring fonde og legater.

Tilsyn med institutioner under direktoratet, side 559.
Ekstern revision:

For området gælder generelt, at Direktoratet for Kultur og Uddannelse afholder årlige kontorledermøder, hvor der blandt andet udstikkes retningslinier for regnskabsføring. Direktoratet modtager de underliggende skoler og institutioners regnskabsinstrukser til godkendelse, men foretager herudover ikke noget egentligt tilsyn til sikring af, at de enkelte skoler og institutioner overholder Hjemmestyrets regler for regnskabsføring.

Direktoratet indhenter ligeledes ikke periodeopdelte detailbudgetter, ligesom der ikke systematisk indhentes egentlige perioderegnskaber/afvigelsesforklaringer fra skolerne. Ifølge revisionens oplysninger foretages opfølgningen ved, at der udskrives en balanceoversigt svarende til bilag 1 i Landskassens Regnskab, og ud fra denne oversigt foretages en vurdering af, om der skal indhentes forklaringer.

Det er ekstern revisions opfattelse, at direktoratet på overordnet niveau bør sikre, at de enkelte skoler overholder såvel regnskabsformalia som bevillingerne, og at direktoratet om nødvendigt bør tage skridt til at foretage bevillingsmæssige rokeringer, således at de enkelte skolers forbrug og bevilling tilpasses, samtidig med at formålsbevillingen totalt set overholdes.

Landsstyret:

Direktoratet for Kultur og Uddannelse planlægger som fremtidig praksis 3 besøg årligt i henholdsvis Nord-, Syd- og Midtgrønland med henblik på regnskabs- og bevillingskontrol og vil især koncentrere sin indsats omkring skoler med nye kontorledere og skoler med væsentlige revisionsbemærkninger.

Der er i efteråret 2001 udarbejdet en række nye procedurer for budgetopfølgning, oplyser Direktoratet for Kultur og Uddannelse. Der bliver således nu udarbejdet et månedligt notat om udgiftsudviklingen i forhold til finanslovsbevillingerne.

I forbindelse med notat om budgetopfølgning for september 2001 blev de institutioner, hvor der kunne forventes et merforbrug i forhold til bevillingerne, bedt om at afgive en budgetredegørelse til Direktoratet for Kultur og Uddannelse med henblik på analyse af årets hidtidige udgiftsudvikling, samt hvorledes og hvilke tiltag institutionerne agtede at iværksætte med henblik på at overholde finanslovsbevillingerne.

Direktoratet for Kultur og Uddannelse udsendte i november 2001 en ny skrivelse til de institutioner, der havde afgivet utilfredsstillede svar samt ikke angivet tilstrækkelige tiltag.

Samtlige forstandere for erhvervsuddannelserne blev indkaldt af Direktoratet for Kultur og Uddannelse til møde den 13.-14. november 2001, hvor kvaliteten af økonomistyring af ressourcerne inden for erhvervsuddannelserne blev evalueret. Der blev endvidere foretaget en vurdering af aktivitetsudvikling i forhold til bevillingerne.

Ovennævnte tiltag fortsætter i 2002, hvor institutionerne bliver bedt om at afgive skriftlige budgetredegørelser til Direktoratet for Kultur og Uddannelse efter hvert kvartal, der efterfølgende behandles af direktoratet med henblik på økonomistyring af forbrug i forhold til bevillinger. De skriftlige budgetredegørelser vil ligeledes indgå i forbindelse med vurdering af behov for tillægsbevillinger.

Revisionsudvalget:

Revisionsudvalget finder, at den manglende kontrol med institutionerne under direktoratet i 2001 er stærkt kritisabel. Revisionsudvalget konstaterer, at direktoratet i 2001 ikke effektivt har taget initiativ til, at forsøge at tilpasse aktiviteterne til bevillingen, da man ved budgetopfølgningen konstaterede, at bevillingerne ville blive overskredet på mange af de underliggende institutioner.

Revisionsudvalget konstaterer, at direktoratets økonomistyring i 2001 har været helt utilstrækkelig til at løfte ansvaret for bevillingernes overholdelse.

Der henvises i øvrigt til Revisionsudvalgets bemærkninger under afsnit 2 og afsnit 3 i denne betænkning.

Revisionsudvalget tager til efterretning, at direktoratet har iværksat tiltag med på henblik på at undgå bevillingsoverskridelser i 2002.

Erhvervsstøtteudvalget (ESU)


Låneadministration, side 560.
Ekstern revision:

Ekstern revision har konstateret, at direktoratet i visse tilfælde undlader at indfri debitors forsikringsrestancer, hvorved forsikringsdækningen ophører. Det er ekstern revisions opfattelse, at Hjemmestyret altid bør sikre sig, at pantet er behørigt forsikret, således at der kan ske hel eller delvis indfrielse af lånet i tilfælde af, at panteobjektet går til grunde. Såfremt låntager gentagne gange undlader at betale forsikringspræmien, bør det overvejes at opsige lånet med henblik på tvangssalg af panteobjektet.

Ekstern revision har konstateret, at der forekommer enkelte debitorer, hvor der burde have været taget skridt til inddrivelse af restgælden via retslig inkasso. Tilsynet med indbetalinger fra debitorerne, og evt. overdragelsen til inkasso, varetages i det daglige af den kommune, hvor låntager er bosiddende.

Det er ekstern revisions opfattelse, at der bør ske en tættere opfølgning fra direktoratets side vedrørende sager, der er overgivet til inkasso via de kommunale inkassokontorer.

Landsstyret:

Ved nyanskaffelse af fiskefartøjer etableres forsikringsmæssig dækning. Der indgås samtidig en aftale (panthaverklausul), som indebærer, at Landskassen er forpligtet til at betale præmier, såfremt forsikringstageren (fartøjsejeren) ikke betaler præmien.

Når Landskassen betaler en præmie, udskrives der en regning til fartøjsejeren, og denne regning registreres i pågældende kommunes bogholderi og inkassofunktion, som skal sørge for beløbets inddrivelse. Det sker normalt ved, at der etableres træk i fiskerens indhandlingsindtægter.

Det har vist sig, at et stort antal fiskere, som en gang har fået betalt præmien undlader næste præmiebetaling. Når direktoratet opsiger en aftale får låntageren en sidste chance for at betale præmien, idet forsikringen ellers bliver opsagt af forsikringsselskabet.

Det vil for en fisker ikke være muligt at opnå et nyt lån til reparation af fartøjet, såfremt den senest forfaldne præmie ikke er betalt af fiskeren. Dette fremgår af reglerne i erhvervsstøtte-forordningen. Derved er der en tilskyndelse til at betale præmierne, når det for fiskeren bliver klart, at Landskassen ikke (længere) betaler præmien.

Der foretages en konkret vurdering af låneengagementer, hvor låntagerne gentagne gange undlader at betale præmien, inden opsigelse af panthaverklausulen iværksættes. I denne vurdering indgår dels fartøjets alder dels det historiske og aktuelle betalingsforløb, som den enkelte fisker har præsteret. Såfremt det skønnes at fortsat betaling af forsikringspræmier for en låntager blot bidrager til at forøge restancerne og restgælden, og der samtidig er tale om fartøjer af en vis alder og med relativt lav panteværdi, opsiges panthaverklausulen.

Direktoratet for Fangst, Fiskeri og Bygder er i udgangspunktet enig i, at låntagers undladelse af at overholde forpligtelserne, uanset om dette drejer sig om terminsydelser eller forsikringspræmier, bør medføre overvejelser om opsigelse af lånet med henblik på tvangssalg af fartøjet.

Direktoratet for Fangst, Fiskeri og Bygder er i færd med at søge flere ressourcer til administrationen af erhvervsstøtteområdet ved ansættelse af en kontorchef til blandt andet dette område. Dermed er det hensigten, at der blandt andet skal foretages en mere systematisk opfølgning på, at låntagerne har forsikringsforholdene i orden, og at der sker løbende indbetalinger på og nedbringelse af restancer.

Revisionsudvalget:

Revisionsudvalget skal anmode Direktoratet for Fangst, Fiskeri og Bygder om, at skabe faste retningslinier for opsigelse af lån med henblik på tvangssalg af fartøjet i tilfælde af misligholdelse fra låntagers side.

Revisionsudvalget tager til efterretning, at der i direktoratet sker en styrkelse af opfølgningen på låntagernes forhold og status.

Lånesystemet, side 560.
Ekstern revision:

Det system der anvendes til at administrere ESU lånene er meget personafhængigt, idet systemet alene kan anvendes af få medarbejdere indenfor Direktorat for Fangst, Fiskeri og Bygder, ligesom der ikke findes nogen manual til systemet. Databasen fungerer som et subsystem til Hjemmestyrets økonomisystem (NØS), uden at der dog er nogen integration med NØS.

På baggrund heraf skal ekstern revision anbefale, at der udarbejdes manualer til systemet, eller at det alternativt overvejes at opdatere systemet til et mere tidssvarende system, der om muligt kan integreres med NØS og anvendes af flere brugere.

Landsstyret:

Det nuværende lånesystem er udviklet i 1990 på fritidsbasis af en tidligere ansat i direktoratet. Det er Direktoratet for Fangst, Fiskeri og Bygders vurdering og indstilling, at der bør udvikles eller anskaffes et lånesystem, som er en integreret del af Hjemmestyrets økonomisystem NØS. Såfremt der ikke inden oktober 2002 kan afsættes midler til dette, vil Direktoratet for Fangst, Fiskeri og Bygder påbegynde udarbejdelse af brugermanualer til det nuværende lånesystem.

Revisionsudvalget:

Revisionsudvalget skal fremhæve det sårbare i, at man fastholder et personafhængigt lånesystem.

Revisionsudvalget har i øvrigt taget Landsstyrets svar til efterretning.

Direktoratet for Sundhed.


Regningstilgodehavender, side 561.
Ekstern revision:

Direktoratet har en lang række regningstilgodehavender. Regningstilgodehavender opstår eksempelvis ved videregående tandlægearbejde.

En aldersanalyse af tilgodehavender er ikke umiddelbart mulig, idet der ikke anvendes et egentligt debitorbogholderi, men alene en almindelig finanskonto til formålet. Det fremgår af materialet, at en række af tilgodehavenderne oprindeligt er fra 1998, 1999 og 2000, og således for længst burde være overført til Skattedirektoratet til videre inddrivelse.

Landsstyret:

Kontoen for regningstilgodehavender er gennemgået af Direktoratet for Sundhed, og der er i 2001 sket afskrivning af en række ældre poster, der er rykket for 3 gange. Der er samlet afskrevet regninger for 505.695,61 kr. i 2001, som er fremsendt til Skattedirektoratet til videre inddrivelse. De udestående regningstilgodehavender var ultimo 2001 nedbragt til 435.061,21 kr.

Revisionsudvalget:

Revisionsudvalget bemærker, at der ikke anvendes et egentligt debitorbogholderi. Revisionsudvalget finder det kritisabelt, at ældre tilgodehavender ikke er overført til Skattedirektoratet til videre inddrivelse, og skal anmode om, at Landsstyret tilsikrer, at debitorplejen fungerer effektivt.

Manuelle kreditorer, side 561.
Ekstern revision:

En gennemgang af rejsekontiene viser, at der er en lang række åbentstående poster, hvoraf flere stammer fra 1999 og 2000. Den væsentligste årsag til de mange ej bogførte fakturaer er, at fakturaer fremsendes direkte til DIH til godkendelse, førend disse fremsendes til direktoratet til bogføring.

Det er ekstern revisions opfattelse, at der er tale om et misforhold mellem ansvaret for rekvisition, attestation mv. og bogføring/betaling. Ekstern revision anbefaler, at der etableres en mere hensigtsmæssig forretningsgang, eksempelvis ved at DIH også får ansvaret for bogføring, betaling og afstemning af kontiene. Endvidere bør Direktoratet for Sundhed analysere, hvorvidt besparelsen ved en kredittid på 60 dage opvejer de administrative ulemper og den ekstra ressourceanvendelse, der følger af, at fakturaer for rejser ikke følger de normale procedurer for kreditorfakturaer.

Landsstyret:

Der har været betydelige problemer med afstemning af rejsekonti, som primært skyldes problemer hos Grønlands Rejsebureau. Rejsebureauet har først efter oktober 2001 kunne fremsende fakturaer. Disse er sendt til attestation og kontering, og regnskabssektionen har efterfølgende afstemt og udlignet størsteparten af udeståenderne. Der mangler nu kun få gamle poster, som vil blive udlignet snarest.

Efter Sundhedsdirektoratets opfattelse bør proceduren med fremsendelse først til DIH med henblik på godkendelse og efterfølgende bogføring i regnskabssektionen ikke give anledning til problemer, hvis Grønlands Rejsebureau fremsender fakturaer løbende. Alternativet vil være, at DIH skal have direkte adgang til at bogføre på kystsygehusenes konti, hvilket ikke vurderes at være hensigtsmæssigt.

Direktoratet for Sundhed vil foretage den anbefalede analyse af, om besparelsen ved en kredittid på 60 dage opvejer de administrative ulemper og den ekstra ressourceanvendelse, der følger af, at fakturaer for rejser ikke følger de normale procedurer for kreditorfakturaer.

Revisionsudvalget:

Revisionsudvalget kritiserer, at Direktoratet har haft åbentstående poster på kontiene tilbage fra 1999 og 2000. Revisionsudvalget skal anmode om, at forretningsgangen vedrørende bogføringen af fakturaer udføres således, at dette sker tilfredsstillende uafhængigt af eksterne forhold.

Revisionsudvalget har i øvrigt noteret sig Landsstyrets bemærkninger.

Øvrige statuskonti, side 562.
Ekstern revision:

Ekstern revision har gennemgået afstemninger pr. 30.06.2001 for bank, rejseforskud, mellemregningskonti mv. Det er ekstern revisions indtryk, at der løbende udarbejdes specifikationer af kontiene, men at der i begrænset omfang foretages egentlig opfølgning på åbentstående beløb.

Landsstyrets besvarelse:

Der er ansat en yderligere medarbejder i Direktoratet for Sundheds Kystledelses Regnskabsafdeling til blandt andet at følge op på åbentstående poster.

Revisionsudvalget:

Revisionsudvalget tager Landsstyrets bemærkning til efterretning.

Dronning Ingrids Hospital (DIH), side 562.
Ekstern revision:

DIH anvender reelt ikke indgangsbogen, og har derfor ikke noget overblik over, hvor mange fakturaer der er i administrativt omløb. Efter ekstern revisions opfattelse vil en korrekt anvendelse af indgangsbogen i NØS, reducere usikkerheden i prognoser, analyser mv. væsentligt.

Landsstyret:

DIH er pr. 1. januar 2002 begyndt at indgangsbogføre i NØS’en og har ændret arkiveringsprocedurerne i henhold til revisionsanbefalingerne, således at bilag samles i fortløbende numre i almindelige ringbind i stedet for de nuværende omslag med bogføringslister.

Revisionsudvalget:

Revisionsudvalget tager Landsstyrets bemærkning til efterretning.

Rejseforskud, side 562.
Ekstern revision:

DIH har relativt store åbentstående rejseforskud. En del af de ældre poster vedrører læger og konsulenter, der får udbetalt rejseforskud fra Danmarkskontoret. I to tilfælde er der udbetalt fornyet rejseforskud til to læger, uden at de har afregnet det gamle rejseforskud. Ekstern revision anbefaler, at DIH rykker Danmarkskontoret for de manglende rejseafregninger, og får formaliseret en forretningsgang, således der sker rettidig afregning af rejseforskud, både i forhold til Danmarkskontoret og til egne ansatte.

Landsstyret:

DIH har taget initiativ til en rykkerprocedure overfor Danmarkskontorets manglende rejseafregninger og undersøger mulighederne for en formaliseret forretningsgang til sikring af en hurtigere afregning af rejseforskud.

Revisionsudvalget:

Revisionsudvalget bemærker, at det ikke fremgår af Landsstyrets svar, at man har rykket Danmarkskontoret for de manglende rejseafregninger, og tager i øvrigt Landsstyrets bemærkninger til efterretning.

Revisionsudvalget skal i øvrigt henvise til, at ifølge Regnskabshåndbogen skal rejseregnskabet udfyldes af den rejsende selv, og afleveres senest 14 dage efter hjemkomsten. Revisionsudvalget påpeger, at Regnskabshåndbogens retningslinier skal overholdes.

Direktoratet for Miljø, side 562.
Ekstern revision:

Direktoratet for Miljø varetager administrationen af Miljøfonden. 4 af 5 medlemmer af bestyrelsen er udpeget via stillingsbetegnelser. Det 5. medlem er endnu ikke udpeget. Det senest reviderede og godkendte årsregnskab er fra 1998. Årsregnskaberne for 1999 og 2000 er udarbejdet, men endnu ikke reviderede eller godkendt af bestyrelsen.

Det bør overvejes at flytte administrationen af alle fonde og legater til Den centrale Regnskabsafdeling.

Landsstyret:

Det er aftalt at flytte administrationen af Miljøfonden til Den centrale Regnskabsafdeling. Efter overflytningen vil fondens regnskaber blive revideret.

Revisionsudvalget:

Revisionsudvalget finder det kritisabelt, at årsregnskabet for 1999 og 2000 ikke er revideret og godkendt af bestyrelsen. I øvrigt støtter Revisionsudvalget ekstern revisions generelle anbefaling om at flytte administrationen af alle fonde og legater til Den centrale Regnskabsafdeling, således at det fra centralt hold sikres, at der er etableret hensigtsmæssige rutiner til overholdelse af de formelle forhold omkring fonde og legater.

Revisionsudvalget tager til efterretning, at Landsstyret agter at følge anbefalingen.

Direktoratet for Boliger og Infrastruktur.


Fonde og legater, side 563.
Ekstern revision:

Der er bogført et beløb på 564 t. kr. vedrørende midler fra VestnordenFonden. Imidlertid er midlerne tidligere på året overført til Direktoratet for Erhverv, og skal således ikke længere fremgå af direktoratets balance.

Landsstyret:

Fejlen er rettet. VestnordenFonden er ikke i Fondslovens forstand en egentlig fond, men midler der løbende stilles til rådighed af Nordisk Ministerråd.

Revisionsudvalget:

Revisionsudvalget finder det skete kritisabelt, men konstaterer, at Landsstyret har rettet fejlen.

Budgetteret byggetakt, side 563.
Ekstern revision:

Byggetaktforskydningerne ultimo 2000 blev opgjort til 367 mio. kr. Den samlede byggetaktforskydning ved udgangen af 2001 vil ligge på et højere niveau end ultimo 2000.

Der er utvivlsomt en række faktorer, der er årsag til disse forskydninger. Et af de punkter ekstern revision peger på er, at byggetakten ofte er noget langsommere end det, der er angivet i Finanslovens overslagsår. Ofte gives der ret store bevillinger over eksempelvis 3 år. Den reelle byggetakt er, at der næsten ikke bruges nogen penge det/de første år, mens der anvendes en del flere penge efterfølgende.

Ekstern revision har anbefalet, at der blev foretaget en revurdering af de angivne byggetakter, hvilket Direktoratet for Boliger og Infrastruktur har oplyst er foretaget efterfølgende.

Landsstyret:

I forbindelse med udarbejdelsen af finanslov 2002 blev samtlige anlægskonti gennemgået, og afløbet for de enkelte projekter blev i den forbindelse vurderet. Det er Direktoratet for Boliger og Infrastrukturs opfattelse, at projekterne på dette tidspunkt viste realistiske byggetakter.

Revisionsudvalget:

Revisionsudvalget tager Landsstyrets bemærkning til efterretning.

Aktivering af byggetaktforskydninger, side 564.
Ekstern revision:

I løbet af sommeren 2001 har der været foretaget en større oprydningsrunde, hvor Direktoratet for Boliger og Infrastruktur har foretaget en gennemgang af projektporteføljen. Ved denne gennemgang er der identificeret en række projekter, hvor det økonomiske forløb skulle ændres i forhold til de oprindeligt planlagte.

De foreslåede projekter er udførligt beskrevet i Landsstyreoplæg af 19. juli 2001. Resultatet af de foreslåede rokeringer er et samlet merforbrug på 27,4 mio. kr. Finansieringen heraf sker med 6,4 mio. kr. fra reserver, og 21 mio. kr. ved aktivering af byggetaktforskydninger på to konkrete projekter.

For de to projekter er der tale om, at anlægsprocessen er forsinket i forhold til de oprindelige planer, således at der er uforbrugte midler knyttet hertil. Der er ikke tale om aflysninger af projekterne, idet disse genindplaceres i 2002.

Det er ekstern revisions opfattelse, at denne finansiering er i strid med Budgetregulativets punkt 4.4.2, hvor der kun kan rokeres midler fra et projekt, såfremt der er tale om en reel besparelse for hele projektet. "Aktivering" af byggetaktforskydninger er efter revisionens opfattelse et brud på de grundlæggende principper vedrørende fonden.

Landsstyret:

Direktoratet for Boliger og Infrastruktur er enig med revisionen i, at en byggetaktforskydning ikke kan aktiveres i et løbende finansår. Dette er blevet præciseret i Økonomidirektoratets Budgetregulativ for 2002.

Revisionsudvalget:

Revisionsudvalget finder det særdeles kritisabelt, at Landsstyret har foreslået byggetaktsforskydninger i strid med Budgetregulativet.

Revisionsudvalget skal skarpt henstille til, at Budgetregulativet respekteres og overholdes, og tager til efterretning, at direktoratet er enige med ekstern revision.

Rapporteringssystem, side 565.
Ekstern revision:

Efter ekstern revisions opfattelse bør direktoratet have følgende rapporteringssystemer:

Et sagsstyresystem, der kan anvendes til detailopfølgning på de enkelte projekter, for de projekter hvor direktoratet selv forestår anlægsadministrationen. Endvidere skal systemet kunne understøtte udarbejdelse af anlægsregnskaber.

Mulighed for opfølgning på, hvornår der kan forventes et anlægsregnskab fra såvel egne opgaver, og opgaver varetaget af A/S Boligselskabet INI, Nukissiorfiit, GLV m.fl.

Udarbejdelse af den årlige anlægsredegørelse.

Sagsstyresystem:
Ekstern revision:

Ifølge det oplyste er det besluttet, at der ikke videreudvikles på den såkaldte Ny Anlægsdatabase (NAB), og det forventes i stedet, at Hjemmestyrets økonomisystem (NØS) vil være det system, der fremover kommer til at indeholde de informationer, der er nødvendige for at kunne foretage en tilstrækkelig administrativ behandling af anlægsprojekter.

For at kunne anvende NØS, er det dog nødvendigt med en række tilretninger, der endnu ikke er udført. Ifølge det oplyste er der fortsat usikkerhed om, hvornår disse tilretninger vil blive foretaget.

Konsekvensen af et manglende sagsstyresystem er, at der på nuværende tidspunkt ikke er et tilstrækkeligt pålideligt system, der på tværs af finansår kan give et billede af stadet på de enkelte projekters faser, herunder entreprisekontrakter mv.

Ekstern revision anbefaler, at de påtænkte tilretninger af NØS prioriteres højt, således at Direktoratet for Boliger og Infrastruktur får det nødvendige sagsstyresystem.

Landsstyret:

Ved vedtagelsen af Finanslov 2002 fik Direktoratet for Boliger og Infrastruktur tilført yderligere midler, hvoraf en del er beregnet netop til at få et sagsstyringssystem på plads.

Revisionsudvalget:

Revisionsudvalget finder de gældende forhold kritisable, og at det bør have høj prioritet at forholdet kommer på plads.

Revisionsudvalget tager Landsstyrets bemærkninger til efterretning, og skal anmode om, at Landsstyremedlemmet for Boliger og Infrastruktur holder Udvalget orienteret status på sagsstyresystemet.

Anlægsregnskaber:
Ekstern revision:

I Landsstyreoplæg af 19. juli 2001 fremgår, at der er afsluttet 105 projekter i fonden. Ifølge det oplyste har Direktoratet for Boliger og Infrastruktur ikke udarbejdet anlægsregnskaber for projekter, hvor direktoratet selv står for administrationen.

Reviderede anlægsregnskaber er den eneste reelle kontrolforanstaltning, direktoratet kan gøre brug af overfor eksterne parter, hvorfor det er ekstern revisions opfattelse, at der skal strammes betydeligt op på dette område, jævnfør også side 11-12 i Landsstyrets skriftlige redegørelse til Landstinget om betænkning afgivet af Revisionsudvalget den 14. oktober 2001 om Landskassens Regnskab 2000.

Landsstyret:

De første 20 regnskaber er blevet færdige i februar 2002 og sendt til intern revision. Når disse regnskaber er revideret, og Direktoratet for Boliger og Infrastruktur har fået en tilbagemelding på, om regnskabsopstillingen er tilfredsstillende, vil Direktoratet for Boliger og Infrastruktur udarbejde flere regnskaber.

Revisionsudvalget:

Revisionsudvalget finder det kritisabelt, at Direktoratet ikke har udarbejdet anlægsregnskaber for projekter, hvor Direktoratet selv står for administrationen. Revisionsudvalget bemærker, at alle anlægsregnskaber skal udarbejdes efter anlæggenes gennemførelse.

Revisionsudvalget tager til efterretning, at regnskaber nu er sendt til intern revision, og skal henstille til, at alle regnskaberne fremover udarbejdes i forlængelse af udførte anlægsprojekter.

Anlægsredegørelsen:
Ekstern revision:

Ifølge det oplyste forventes det, at den påtænkte tilretning af NØS skal indeholde nødvendige faciliteter til at understøtte udarbejdelse af den årlige anlægsredegørelse.

Imidlertid forventes de påtænkte tilretninger ikke at være foretaget tidsnok til at kunne udarbejde anlægsredegørelsen for 2001 fra dette system.

Landsstyret:

Anlægsredegørelsen [for 2001] vil blive udarbejdet på samme tekniske måde som anlægsredegørelsen for 2000.

Revisionsudvalget:

Revisionsudvalget tager Landsstyrets bemærkning til efterretning, og henstiller til, at tilretningen af NØS bliver færdiggjort tids nok til, anlægsredegørelsen for 2002 kan udarbejdes fra dette system.

Rokeringer, side 566.
Ekstern revision:

Uanset hvor velbeskrevet et projekt er, vil der i et vist omfang være mer- eller mindreforbrug. Der er ikke i budgetregulativ, regnskabsinstruks eller andre steder nærmere konkretiseret, hvornår man skal søge om rokering af sådanne mer- eller mindreforbrug. Ekstern revision er bekendt med Direktoratet for Boliger og Infrastrukturs brev til Økonomidirektoratet af 23. oktober 2001, og er enige i, at der med fordel kan indføres beløbsmæssig bagatelgrænse for, hvornår man skal søge en rokering.

Landsstyret:

I Budgetregulativ for 2002 er der indført et afsnit 8.5.5.1, hvor grænserne for, hvornår der kan undlades at søge anlægsbevilling, er beskrevet.

Revisionsudvalget:

Revisionsudvalget tager Landsstyrets bemærkning til efterretning.

Tilbagehold - garantistillelser, side 566.
Ekstern revision

Der foretages en reduktion af fakturabeløbet med 10% i henhold til de almindelige regler om tilbagehold ved anlægsarbejder. Imidlertid bogføres disse tilbagehold ikke på projektet og afsættes således ikke som gæld. Det vil sige, at projektet først belastes i forbindelse med betalingen, og ikke på leveringstidspunktet, som er den normale praksis.

Der foretages bogføring af garantistillelser for at kunne identificere hvilke garantistillelser, der er stillet overfor Grønlands Hjemmestyre. Imidlertid er der ikke nogen direkte relation til de enkelte projekter. Der er således ikke nogen sikkerhed for, at alle projekters garantistillelser er medtaget i bogholderiet, ligesom det ikke kan afvises, at der er bogført garantistillelser på projekter, der er afsluttet. Der bør som minimum være et projektnummer relateret til garantistillelsen. Direktoratet for Boliger og Infrastruktur har i en række tilfælde selv bogført garantistillelser, selvom den normale procedure er, at disse fremsendes til Den centrale Regnskabsafdeling for bogføring og arkivering.

Ekstern revision anbefaler, at der udarbejdes retningslinier for behandling af såvel tilbagehold som garantistillelser.

Landsstyret:

I regnskabshåndbogen, der udkom i januar 2002, er disse retningslinier indarbejdet.

Revisionsudvalget:

Revisionsudvalget støtter anbefalingerne fra ekstern revision, og tager Landsstyrets bemærkning til efterretning.

Projekteringsudgifter, side 567.
Ekstern revision:

Der er i fonden en række projektnumre, der anvendes til udgifter i forbindelse med de indledende undersøgelser forud for beslutning om, hvorvidt der skal udarbejdes et konkret projekt. Der er ikke i budgetregulativ, regnskabsinstruks eller andre steder nærmere konkretiseret, om der skal ske en omfordeling af sådanne indledende projekteringsudgifter, således at disse flyttes over på det konkrete projekt, når der er sket en vedtagelse heraf.

Ekstern revision anbefaler, at der sker en afklaring heraf.

Landsstyret:

I Budgetregulativ for 2002 er indført et afsnit 8.5.7, der præciserer, at der skal ske en rokering af projekteringsudgifterne til de enkelte projekter.

Revisionsudvalget:

Revisionsudvalget støtter anbefalingerne fra ekstern revision, og tager Landsstyrets bemærkning til efterretning.

Anlægsudlån mv., side 567.
Ekstern revision:

En del af fonden omfatter anlægsudlån, der kan opdeles i udlån til offentlige arbejder, BS-huse, selvbyggerhuse og 10-40-50 lån. Direktoratet varetager alene administrationen af 10-40-50 udlån, hvorimod de øvrige administreres af henholdsvis Nukissiorfiit og A/S Boligselskabet INI.

Revisionen anbefaler, at der for udlån administreret af A/S Boligselskabet INI og af direktoratet udarbejdes en årlig oversigt over afgivne tilsagn og faktiske udlån. En sådan oversigt kan træde i stedet for et anlægsregnskab, der ikke er relevant for udlånene.

Landsstyret:

Landsstyret vil følge revisionens anbefaling.

Revisionsudvalget:

Revisionsudvalget tager de faldne bemærkninger fra ekstern revision og Landsstyret til efterretning.

Boligbalancen som administreres af A/S Boligselskabet INI, side 567.

Ekstern revision:

Det er ekstern revisions indtryk, at selskabets registreringssystemer endnu ikke fungerer betryggende og som forudsat, hvilket dels kan henføres til implementeringen af det nye IT-system og dels manglende kendskab til boligbalancen. Konverteringen er ikke sket uden fejl og mangler, ligesom opsætningen af systemet endnu er fejlbehæftet.

Ekstern revision har anbefalet, at der straks indsættes øgede kvalificerede ressourcer, således at de meget væsentlige differencer kan blive elimineret inden årsafslutningen.

Landsstyret:

Direktoratet kan tilslutte sig revisionens anbefalinger til A/S Boligselskabet INI. Direktoratet er i færd med at evaluere A/S Boligselskabet INIs administration sammen med selskabets direktør. Problemerne med boligbalancen tages op i denne sammenhæng.

Revisionsudvalget:

Revisionsudvalget tager Landsstyrets bemærkninger til efterretning.

Boligstøtte-debitorer som administreres af A/S Boligselskabet INI, side 568.
Ekstern revision:

BS-debitorer stemmer ikke med subsystemerne. Der har siden overgangen til det nye edb-system været problemer med afstemning af subsystemet. Ved revision af boligbalancen ultimo 2000 blev det tilkendegivet fra selskabet, at der ville blive indsat ressourcer til at få differencen på plads. Der forestår stadig et større opklaringsarbejde for at få sammenhæng mellem systemerne.

Ved stikprøvevis gennemgang af differencerne, kan det konstateres, at en af årsagerne simpelthen er systemfejl. Selskabet har rettet henvendelse til selskabets edb-leverandør herom. Men differencerne skyldes ikke udelukkende systemfejl.

Landsstyret:

Disse problemer tages også op med A/S Boligselskabet INI.

Revisionsudvalget:

Revisionsudvalget kritiserer, at Landsstyreområdet ikke har tilsikret en effektiv administration af boligstøtte-debitorer.

5.1 Problemstillinger i forhold til den løbende revision i 2001.

Revisionsudvalgets generelle bemærkninger omkring revision og regnskab i forbindelse med årsregnskaberne for 2001.

Revisionen af Landskassens regnskaber 2001 og de nettostyrede virksomheder er blevet gennemført af ekstern revision, der er udpeget af Landstinget.

Revisionsudvalget skal fremhæve, at revisionen af Landskassens regnskaber, herunder de nettostyrede virksomheder ikke har givet anledning til forbehold fra ekstern revision, og at årsregnskaberne for 2001 i det hele giver et retvisende billede af Landskassens og virksomhedernes regnskaber for år 2001.

At årsregnskaberne for år 2001 giver et retvisende billede af Landskassens og virksomhedernes regnskaber, er helt centralt for Revisionsudvalgets indstilling til Landstinget omkring godkendelse af Landskassens regnskaber 2001.

Revisionsudvalget kan imidlertid konstatere, at virkeligheden hos de regnskabsførende enheder danner et mønster omkring nogle konkrete problemstillinger, der volder besvær.

Konkrete og gennemgående problemstillinger:
Ved en gennemgang af alle revisionsprotokollater og revisionsrapporter udarbejdet af ekstern revision i forbindelse med revisionen af Landskassens regnskaber 2001, skal Revisionsudvalget fremhæve følgende konkrete problemstillinger og følgende direktorater og institutioner, hvor der på tidspunktet for besøget fra ekstern revision var problemer i relation til gældende regler, regnskabsinstrukser, kontoplaner, m v.

De med fed markerede institutioner er gengangere i forhold til Revisionsudvalgets betænkning over Landskassens regnskaber 2000.

Manglende eller ikke ajourførte regnskabsinstrukser:
Meeqqat Illuat, Landsstyrets Sekretariat, Økonomidirektoratet, Administrationsdirektoratets Lønafdeling.

Manglende afstemning/kontrol af bruttolønlister:
Pilersuiffik, Direktoratet for Sundhed, Direktoratet for Boliger og Infrastruktur, Landsstyrets Sekretariat.

Utilstrækkelig debitoropfølgning/problemer omkring regningstilgodehavender:

Direktoratet for Sundhed, Direktoratet for Boliger og Infrastruktur, Landsstyrets Sekretariat, Administration af ESU lån, Dronning Ingrids Hospital, Administrationsdirektoratets Lønafdeling.

Attestationsregler bliver ikke behørigt fulgt:
Meeqqat Illuat, Pilersuiffik, Direktoratet for Sundhed, Dronning Ingrids Hospital.

Mangelfulde rejseafregninger:
Direktoratet for Sundhed, Landsstyrets Sekretariat, Dronning Ingrids Hospital.

Forkert kontering, forkert anvendelse af balancekonti:
Meeqqat Illuat, Direktoratet for Sundhed, Direktoratet for Boliger og Infrastruktur, Dronning Ingrids Hospital, Økonomidirektoratet, GLV-anlæg.

Manglende eller ikke ajourført Inventarliste:
Direktoratet for Kultur, Uddannelse, Forskning og Uddannelse, Pilersuiffik, Direktoratet for Sundhed, Dronning Ingrids Hospital, Skattedirektoratet, Økonomidirektoratet.

Ikke afklarede lejeforhold mellem institution og arbejdstagere:
Meeqqat Illuat, Landsstyrets Sekretariat.

Revisionsudvalget skal erindre om, at revision som udgangspunkt udføres ved stikprøver. Revisionsudvalget skal henstille til Landsstyret, at der i særlig grad sker en målrettet indsats i relation til de konkrete problemstillinger, således at fundamentet for Landskassens regnskaber styrkes.

Revisionsudvalget har bemærket forholdene.

//////Revisionsudvalget skal henstille til de ressortansvarlige Landsstyreområder, at man er opmærksom på de problemstillinger, der her er fremhævet, og at der bliver taget initiativ til at få løst disse problemer, således at ovennævnte problemstillinger ikke gentages, når Revisionsudvalget skal gennemgå Landskassens regnskaber for 2002.