Indsigt: Undersøgelse af brug af optankningskort i forbindelse med benyttelse af tjenestebil

Undersøgelse af brug af optankningskort i forbindelse med benyttelse af tjenestebil

Bilen anvendes af Naalakkersuisoq og dennes ægtefælle, men ud fra det oplyste har [navn fjernet] også haft adgang til bilen
Departementets medarbejdere har opgjort et beløb på 6.855,45 kr., der med sikkerhed er anvendt til optankning af [navn fjernet] båd. I disse tilfælde er optankning sket fra en benzinstander, der med sikkerhed er anvendt til optankning af [navn fjernet] båd. I disse tilfælde er optankning sket fra en benzinstander, der på grund af standerens fysiske placering - alene kan anvendes til optankning af både. [Navn fjernet] har ifølge det oplyste bekræftet dette mundtligt

Tirsdag d. 16. oktober 2018
Bo Colbe, Partner, statsautoriseret revisor
Deloitte, Statsautoriseret Revisionspartnerselskab
Emnekreds: Landskassen, Landsstyret, Nyhedsbreve, Plattenslageri.

Indholdsfortegnelse:
Om undersøgelsen
Regelgrundlag
Anvendelse af optankningskortet udover optankning af tjenestebilen
Tilbagebetalingskrav og politianmeldelse
Opbevaring af kortet
Brug af optankningskortet
Måned og antal optankninger
Anbefalinger fremadrettet


Om undersøgelsen
Naalakkersuisoq for Uddannelse, Kultur, Forskning og Kirke har fri tjenestebil (Mitsubishi Outlander) til rådighed. Der er tilknyttet et optankningskort til bilen. Naalakkersuisoq har konstateret, at kortet er blevet anvendt af [navn fjernet] til optankning af dennes båd.

Naalakkersuisut har konstateret dette på baggrund af administrationens almindelige bilagsgennemgang primo oktober måned.

Naalakkersuisoq har anmodet Deloitte om, at undersøge omfanget af misbruget af benzinkortet.

Undersøgelsen omfatter:
  1. I hvilket omfang optankningskortet er anvendt til andre formål end optankning af tjenestebilen.
  2. En undersøgelse og vurdering af, om optankningskortet i øvrigt har været anvendt i overensstemmelse med de for brug af kortet gældende regler.

Opdraget omfatter endvidere:
  • En vurdering af, om der skal gøres et tilbagebetalingskrav gældende, hvem kravet skal rettes mod og hvor stort kravet vil være
  • En vurdering af, om der er forhold i sagen som bør foranledige en politianmeldelse
  • Opstilling af eventuelle anbefalinger på baggrund af undersøgelserne


Regelgrundlag
Vi har af Departementets jurister fået forelagt Cirkulære af 12. august 2016 om anskaffelse af tjenestebil, der er det gældende lovgrundlag vedrørende tjenestebiler.

Departementet oplyser at tjenestebilen skattemæssigt anses for at kunne benyttes på lignende vilkår som en privat bil, da Naalakkersuisoq beskattes af fri bil.

Der foreligger ikke skriftlige aftaler i forhold til arrangementet.

Det tilknyttede optankningskort kan anvendes til optankning af bilen. Uagtet at det ikke fremgår eksplicit af et konkret regelsæt må det antages, at optankningskortet kun må anvendes til dette formål.

Anvendelse af optankningskortet udover optankning af tjenestebilen
Vi har gennemgået det af Departementet fremsendte materiale. Ud fra fremsendte oversigter og bilag samt efter samtaler med Departementets medarbejdere, vurderes materialerne fuldstændige.

Departementets medarbejdere har opgjort et beløb på 6.855,45 kr., der med sikkerhed er anvendt til optankning af [navn fjernet] båd. I disse tilfælde er optankning sket fra en benzinstander, der med sikkerhed er anvendt til optankning af [navn fjernet] båd. I disse tilfælde er optankning sket fra en benzinstander, der på grund af standerens fysiske placering - alene kan anvendes til optankning af både. [Navn fjernet] har ifølge det oplyste bekræftet dette mundtligt.

Vi er derfor enige i ovenstående opgørelse.

Det fremgår endvidere af flere fakturaer, at der blandt andet er sket optankning ved "bilstandere", hvor påfyldning andrager over 75 liter benzin og andre gange under 25 liter benzin.

Tankkapacitet på en Mitsubishi Outlander udgør ca. 60 liter. Benzindunke der kan anvendes til opfyldning af både m.v. fås i såvel 20 som 25 liter.

Samtidig viser undersøgelserne, at optankningsfrekvensen er højest i sommermånederne, der alt andet lige også er sejlsæson.

Med udgangspunkt i ovenstående, kan det derfor ikke afvises, hvorvidt der er tanket til dunke eller lignende - enten alene eller sammen med påfyldning af tjenestebilen.

Dette kan dog ikke siges med sikkerhed ud fra bilagsmaterialet og vil derfor i højere grad kræve en mere politimæssig undersøgelse.

Tilbagebetalingskrav og politianmeldelse
Det konstaterede misbrug af kortet svarende til minimum 6.855,45 kr. bør snarest søges opkrævet hos [navn fjernet], der ifølge det oplyste har anvendt kortet uberettiget til tankning af båd.

[Navn fjernet] bør politianmeldes, således der kan foretages politimæssige undersøgelser af, hvorvidt der måtte være sket yderligere misbrug jævnfør ovenstående.

Såfremt der derved konstateres et yderligere uberettiget brug af kortet, bør dette ligeledes søges opkrævet hos [navn fjernet] uden ugrundet ophold.

Opbevaring af kortet
Ifølge det oplyste, har optankningskortet været opbevaret i bilen, ligesom koden til kortet har været opbevaret i tilknytning til kortet.

Bilen anvendes af Naalakkersuisoq og dennes ægtefælle, men ud fra det oplyste har [navn fjernet] også haft adgang til bilen.

Brug af optankningskortet
Der er ikke fastsat forbrugsmæssige begrænsninger på optankningskortet. Optankningskortet er blevet anvendt 91 gange i perioden fra l. januar 2017 til og med 30. september 2017.

De 91 optankninger fordeler sig med 43 tankninger hos Trolle, 47 gange hos Orsiivik og I gang i Ilulissat, hvor en lejet bil er optanket og betalt med Eurocard.

Måned og antal optankninger
  • Januar 8
  • Februar 5
  • Marts 9
  • April 9
  • Maj 10
  • Juni 9
  • Juli 11
  • August 19
  • September 11
  • Oktober 0
  • November 0
  • December 0
  • I alt 91

Optankningsfrekvensen er gennemsnitligt ca. 10 gange pr. måned, hvor februar udgør minimum med 5 gange og august er maksimum med 19 gange. Der er vanskeligt, at definere et "normalforbrug", men det realiserede forbrug indikerer dog et betydeligt antal kørte kilometer.

Der er som nævnt ikke fastsat begrænsninger for brugen af kortet, hvorfor brugen af optankningskortet ikke i sig selv kan siges at være i strid med gældende regler.

Anbefalinger fremadrettet
Det anbefales generelt, at der udvises en højere grad af sparsommelighed og ansvarlighed i forhold til anvendelsen af skattefinansierede midler end ovenstående opbevaring og brug af optankningskortet er udtryk for.

Det anbefales, at udleverede optankningskort og den dertil hørende kode opbevares forsvarligt, således et uberettiget brug kan imødegås.

Det kan derudover overvejes,at fastsætte nærmere rammer for brug af optankningskort - på samme måde, som der er fastsat bestemmelser om brug af andre betalings- og kreditkort, der stilles til Naalakkersuisoqs rådighed.


Med venlig hilsen
Bo Colbe
Partner, statsautoriseret revisor